Что такое GTD и как это работает. Обещание: «Готовое состояние» мастера восточных единоборств. Сравнение с кристально чистым сознанием

David Allen

The Art of Stress-Free Productivity

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

GTD – новый вид единоборств

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности – полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги – это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, – не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям.

Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности.

Искренне ваш,

Посвящается Кэтрин, моему удивительному партнеру в жизни и в работе

Вы держите в руках переработанное издание книги «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире.

Что не потребовало изменений, так это фундаментальные принципы и основные техники. По мере работы над новым изданием я укрепился во мнении, что описанные мной принципы достижения продуктивности без стресса и наиболее успешные методы их применения нисколько не изменились и не изменятся в обозримом будущем. Чтобы команда космонавтов приземлилась на Юпитере в 2109 году, она должна будет руководствоваться теми же самыми принципами для сохранения контроля над ситуацией и фокуса, к которым люди прибегают сегодня. Им по-прежнему в том или ином виде потребуется корзина «Входящие» (об этом я расскажу далее) для сбора незапланированной потенциально важной входящей информации, чтобы быть уверенными в собственных решениях. На это они будут обращать внимание во время первой высадки. А принятие решения по следующему действию всегда будет залогом успешного выполнения любой задачи, независимо от ее масштаба.

Однако многое в нашем образе жизни и работы изменилось с момента первого издания этой книги. В связи с этим я внес необходимые коррективы в основной материал и поделюсь мыслями о том, что показалось мне новым и интересным. Мои рекомендации будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам GTD , читавшим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений.

Что нового

Есть несколько ключевых областей из разряда «нового», которые повлияли на пересмотр содержания.

Развитие цифровых технологий

Справедливость закона Мура (способность к обработке цифровой информации увеличивается экспоненциально с течением времени), равно как и социальные и культурные последствия все более тесной интеграции цифрового мира в нашу повседневную жизнь, не перестает удивлять, восхищать и даже озадачивать нас. Однако поскольку методология Getting Things Done в первую очередь имеет дело с содержанием и значением того, чем нам нужно управлять, будь то цифровой формат или бумажный, развитие технологий практически не затрагивает сути методологии. Просьба, полученная по электронной почте, с точки зрения того, как вы будете ее выполнять, фактически ничем не отличается от устной просьбы об услуге.

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или .

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

2. Обработка.

3. Организация.

5. Действия.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

Вы ничего не забудете,

Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач .

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов .

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании .

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе .

Дэвид Ален Как разобраться с делами

Дэвид Ален

Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими. Организованность – это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное – умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли – упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как планировать, как повысить личную организованность, как экономить время. Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё – я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю – это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвященные методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров – это тот опыт, из которого я буду брать примеры. Обещание было верно сформулировано одним моим клиентом. Он писал: «Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой – это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки „не на жизнь, а на смерть“, когда „проект закончит надо было ещё вчера“ и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают».

Часть первая. Искусство выполнять задания Глава 1. Новые методы для новой жизни

Ситуация, когда над человеком висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к...

GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. - «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?» .
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.