Τι είναι το GTD και πώς λειτουργεί. Υπόσχεση: Δάσκαλος πολεμικών τεχνών «Ready state». Σύγκριση με κρυστάλλινη συνείδηση

Ντέιβιντ Άλεν

Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος

Εκδόθηκε με άδεια: Penguin Books, αποτύπωμα της Penguin Publishing Group, τμήμα της Penguin Random House LLC και του Andrew Nurnberg Literary Agency

Νομική υποστήριξη του εκδοτικού οίκου παρέχεται από το δικηγορικό γραφείο «Vegas-Lex»

GTD - ένα νέο είδος πολεμικών τεχνών

Ο David Allen και το σύστημά του Getting Things Done (GTD) είναι από καιρό γνωστά στη Ρωσία και έχουν μεγάλη γκάμα θαυμαστών. Όλοι θέλουμε να είμαστε παραγωγικοί, δηλαδή να μπορούμε να πετύχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα χωρίς υπερένταση, παραμένοντας ήρεμοι και συγκεντρωμένοι.

Ο καθένας έχει τη δική του ιστορία να γνωρίσει το GTD. Θυμάμαι καλά πώς μια μέρα πριν από περίπου δέκα χρόνια είχα πολύ περισσότερες υποχρεώσεις από όσες μπορούσα να αντέξω εκείνη την εποχή. Ταυτόχρονα, όλες οι συνθήκες της ζωής μου ήταν αρκετά ευχάριστες: η γέννηση ενός παιδιού, η απογείωση της καριέρας μου, η μετακόμιση στη Μόσχα. Ένιωθα ότι δεν μπορούσα να αντεπεξέλθω και μπορούσα να χάσω όλα όσα είχα πετύχει. Ήταν απαραίτητο να πάρεις τον έλεγχο της ζωής, χρειαζόταν επειγόντως μια νέα προσέγγιση στην αυτοδιοίκηση. Μετά γνώρισα το βιβλίο του Ντέιβιντ Άλεν. Το διάβασα για πρώτη φορά αγγλική γλώσσα, και όταν βγήκε στα ρωσικά, το ξαναδιάβασα πολλές φορές, ανακαλύπτοντας κάθε φορά κάτι νέο και χρήσιμο για τον εαυτό μου. Το σύστημα που πρότεινε ο συγγραφέας με καθήλωσε στο ότι περιέγραφε τη φυσική διαδικασία «να βάλουμε τα πράγματα σε τάξη», ενώ ήταν παγκόσμιο, βοηθώντας στον έλεγχο όλων των τομέων της ζωής και ριζικά αλλαγή της σκέψης.

Το GTD δεν διδάσκει διαχείριση χρόνου, αλλά έλεγχο του νου. Το σύστημα σας επιτρέπει να επιτύχετε μια κατάσταση υψηλής παραγωγικότητας - πλήρη συμμετοχή στη διαδικασία, παρόμοια με την κατάσταση ροής των πολεμικών καλλιτεχνών. Δεν είναι τυχαίο ότι ο ίδιος ο David έχει μαύρη ζώνη στο καράτε και δεν κρύβει ότι οι ανατολικές διδασκαλίες και οι πολεμικές τέχνες επηρέασαν τη δημιουργία της μεθοδολογίας του. Το GTD μπορεί να θεωρηθεί ως ένας από τους τύπους σύγχρονων πολεμικών τεχνών, που επιτρέπει σε ένα άτομο να κερδίσει με επιτυχία σε έναν κόσμο γεμάτο άγχος, πλούσιες ροές πληροφοριών και κάθε είδους περισπασμούς.

Η νέα έκδοση του βιβλίου είναι μια ανεξάρτητη δουλειά. Προστέθηκαν δύο νέα κεφάλαια και πολλές πληροφορίες, λαμβάνοντας υπόψη τις σημερινές πραγματικότητες του κόσμου Τεχνολογίες πληροφορικής. Η μετάφραση έχει γίνει εκ νέου από την αρχή. Ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στην ενοποίηση της ορολογίας. Για όλα τα αμφιλεγόμενα ζητήματα κατά τη μετάφραση στα ρωσικά, απευθυνθήκαμε απευθείας στον David. Η μετάφραση αποδείχτηκε όσο πιο αυθεντική γινόταν και κοντά στο πρωτότυπο στην ουσία.

Από τότε που κατέκτησα το GTD και έκανα τη ζωή μου πολύ πιο εύκολη, ήταν όνειρό μου να βοηθήσω άλλους να μάθουν και να αποδεχτούν το σύστημα Άλεν. Μετά από πολλά χρόνια αυτοδιδασκαλίαςΠέρασα όλα τα στάδια πιστοποίησης του συστήματος από τον ίδιο τον David, έχοντας λάβει την ιδιότητα του master trainer σύμφωνα με τη μεθοδολογία του. Φέτος, ο Ντέιβιντ και εγώ καταλήξαμε στην απόφαση ότι η Ρωσία αξίζει να γνωρίσουμε και να μάθουμε τη μεθοδολογία GTD με τον ίδιο τρόπο που συμβαίνει σε όλες τις πολιτισμένες χώρες - όχι με μια φορά και, δυστυχώς, πολύ σπάνιες ομιλίες συγγραφέα στη Ρωσία, αλλά μέσω συστηματικής εκπαίδευσης σε επίσημα αδειοδοτημένα προγράμματα κατάρτισης.

Δεν μπορείτε να επιτύχετε πραγματική παραγωγικότητα με μία μόνο συνεδρίαση διαβάζοντας ένα βιβλίο ή ακούγοντας έναν ομιλητή. Χρειαζόμαστε ένα σύστημα πρακτικής εκπαίδευσης υπό την καθοδήγηση έμπειρων επαγγελματιών. Πριν από μερικά χρόνια, ο David δημιούργησε ένα σύστημα υποστήριξης και υλοποίησης GTD που έχει δοκιμαστεί και διανεμηθεί σε τυπική, αδειοδοτημένη μορφή σε περισσότερες από 60 χώρες σε όλο τον κόσμο. Τώρα είναι διαθέσιμο και στη Ρωσία. Εργαστήκαμε σκληρά και προσεκτικά για να προσαρμόσουμε το σύστημα στις ρωσικές συνθήκες.

Εύχομαι σε κάθε αναγνώστη, με τη βοήθεια της δοκιμασμένης τεχνολογίας GTD, να κάνει τη ζωή του άνετη, γεμάτη με σημαντικά γεγονότα για αυτόν και οργανωμένη σύμφωνα με το δικό του γούστο, απαλλαγώντας από τη φασαρία, τη βιασύνη και τη δυσαρέσκεια.

Με εκτίμηση,

Αφιερωμένο στην Katherine, την καταπληκτική μου σύντροφο στη ζωή και τη δουλειά

Κρατάτε στα χέρια σας μια αναθεωρημένη έκδοση του Getting Things In Order, που δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά το 2001. Πραγματικά έχω ξαναπληκτρολογήσει το κείμενο από την αρχή μέχρι το τέλος για να διορθώσω το περιεχόμενο και το στυλ της παρουσίασης, να εξαλείψω ελλιπείς ή ξεπερασμένες πληροφορίες και οτιδήποτε θα εμπόδιζε αυτό το βιβλίο να είναι ένας έγκυρος οδηγός "για τους αιώνες" που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί τον κόσμο και που δεν θα έχανε τη σημασία του στον 21ο αιώνα και ακόμη περισσότερο. Ήθελα επίσης να προσθέσω μερικές από τις πιο ενδιαφέρουσες πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή της μεθοδολογίας Getting Things Done που έχω μάθει από την πρώτη έκδοση αυτού του βιβλίου. Αφορούν τη δική μου βαθύτερη κατανόηση της αποτελεσματικότητας της τεχνικής και των εφαρμογών της, καθώς και για το πώς έγινε αντιληπτή από άλλους ανθρώπους όταν άρχισε να γίνεται γνωστή σε όλο τον κόσμο.

Αυτό που δεν απαιτούσε αλλαγές ήταν οι θεμελιώδεις αρχές και οι βασικές τεχνικές. Καθώς εργάζομαι στη νέα έκδοση, έχω πειστεί ότι οι αρχές που περιέγραψα για την επίτευξη παραγωγικότητας χωρίς άγχος και το μέγιστο επιτυχημένες μεθόδουςΟι εφαρμογές τους δεν έχουν αλλάξει καθόλου και δεν θα αλλάξουν στο άμεσο μέλλον. Για να προσγειωθεί μια ομάδα αστροναυτών στον Δία το 2109, θα πρέπει να καθοδηγείται από τις ίδιες αρχές για τη διατήρηση του ελέγχου και της εστίασης που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι σήμερα. Θα χρειαστούν ακόμα κάποια μορφή εισερχομένων (θα μιλήσω για αυτό αργότερα) για να συλλέξουν απρογραμμάτιστα, δυνητικά σημαντικά στοιχεία, ώστε να μπορούν να είναι σίγουροι για τις αποφάσεις τους. Θα το προσέξουν αυτό κατά την πρώτη προσγείωση. Και η απόφαση για την επόμενη ενέργεια θα είναι πάντα το κλειδί για την επιτυχή ολοκλήρωση οποιασδήποτε εργασίας, ανεξάρτητα από την κλίμακα της.

Ωστόσο, πολλά έχουν αλλάξει στον τρόπο που ζούμε και εργαζόμαστε από την πρώτη έκδοση αυτού του βιβλίου. Από αυτή την άποψη, έχω κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στο κύριο υλικό και θα μοιραστώ τις σκέψεις μου για αυτό που μου φάνηκε νέο και ενδιαφέρον. Τόσο όσοι έχουν ακούσει για αυτήν τη μεθοδολογία για πρώτη φορά όσο και οι σκληροπυρηνικοί θαυμαστές του GTD που διαβάζουν την πρώτη έκδοση και θέλουν να ενημερώνονται για όλες τις αλλαγές θα επωφεληθούν από τις συστάσεις μου.

Τι νέα

Υπάρχουν αρκετοί βασικοί «νέοι» τομείς που έχουν επηρεάσει την αναθεώρηση του περιεχομένου.

Ανάπτυξη ψηφιακών τεχνολογιών

Η εγκυρότητα του νόμου του Moore (ικανότητα επεξεργασίας ψηφιακές πληροφορίεςαυξάνεται εκθετικά με την πάροδο του χρόνου), καθώς και οι κοινωνικές και πολιτιστικές συνέπειες της ολοένα και στενότερης ενσωμάτωσης του ψηφιακού κόσμου στον καθημερινή ζωήδεν παύει να μας εκπλήσσει, να μας εκπλήσσει ακόμα και να μας προβληματίζει. Ωστόσο, δεδομένου ότι η μεθοδολογία Getting Things Done ασχολείται κυρίως με το περιεχόμενο και το νόημα αυτού που πρέπει να διαχειριστούμε, είτε αυτό είναι ψηφιακό είτε έντυπο, η ανάπτυξη της τεχνολογίας δεν επηρεάζει πρακτικά την ουσία της μεθοδολογίας. Ένα αίτημα που λαμβάνεται μέσω e-mail, όσον αφορά το πώς θα το εκπληρώσετε, στην πραγματικότητα δεν διαφέρει από ένα προφορικό αίτημα για χάρη.

Το Getting Things Done είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που ιδρύθηκε από τον David Allen και περιγράφεται στο ομώνυμο βιβλίο του.

Η κύρια ιδέα της μεθόδου είναι ότι ένα άτομο πρέπει να ξεφορτώσει το κεφάλι του από περιττές πληροφορίες ρουτίνας μεταφέροντάς το σε ένα εξωτερικό μέσο, είτε είναι δίσκοι χαρτιού, ένα βιβλίο ημερολογίου ή.

Ο David προσφέρει κάποιο αλγόριθμο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποτελεσματική επεξεργασία μεγάλου όγκου πληροφοριών για την οργάνωση του χρόνου σας.

Σύμφωνα με τη μέθοδο GTD, είναι καλύτερο να εργαστείτε με τις εισερχόμενες πληροφορίες σε διάφορα στάδια:

2. Επεξεργασία.

3. Οργάνωση.

5. Δράσεις.

Ας σταθούμε σε αυτά τα στάδια με περισσότερες λεπτομέρειες.

Συλλογή

Η κύρια ιδέα είναι ότι οποιαδήποτε εργασία, ιδέα, πληροφορία κ.λπ. πρέπει να το διορθώσετε σε κάποιο μέσο: σε χαρτί, στο ταχυδρομείο, σε φορητό υπολογιστή ή υπολογιστή τσέπης. Ίσως θα χρησιμοποιήσετε διαφορετικά εργαλεία για να καταγράψετε διαφορετικές εισερχόμενες πληροφορίες. Δεν είναι αυτό το θέμα. Οι βασικές ιδέες είναι οι εξής:

Δεν θα ξεχάσεις τίποτα

Θα ξεφορτώσετε το κεφάλι σας από μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών ρουτίνας.

Οι πληροφορίες που είναι γραμμένες σε χαρτί μπορούν να συλλεχθούν σε δίσκους, αρχεία ή email σε ορισμένους φακέλους και ούτω καθεξής, ανάλογα με τα εργαλεία συλλογής.

Για να λειτουργήσει αυτό το σχήμα, οι δίσκοι εισόδου πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία σε κάποια περίοδο, για παράδειγμα, μία φορά την εβδομάδα. Όταν επεξεργάζεστε δίσκους, τους αδειάζετε πραγματικά.

Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε όλες τις εργασίες, ιδέες, σημειώσεις στην ενότητα "Εργασίες" του online organizer με ένα κλικ.

Οργάνωση

Η επεξεργασία των συλλεγόμενων πληροφοριών (καλάθι, δίσκος, δοχείο Εισερχομένων) προχωρά αυστηρά σύμφωνα με τον ακόλουθο αλγόριθμο:

Παίρνουμε το επόμενο κορυφαίο στοιχείο του καλαθιού "Εισερχόμενα".

Εάν ένα στοιχείο απαιτεί μια ενέργεια και χρειάζεται λίγο χρόνο (έως 5 λεπτά), τότε το εκτελούμε αμέσως.

Εάν η εργασία απαιτεί πολύ χρόνο, τότε αναθέτουμε σε κάποιον ή την αναβάλλουμε.

Εάν το στοιχείο καλαθιού "Εισερχόμενα" δεν απαιτεί ενέργεια, τότε απορρίπτουμε αυτό το στοιχείο, το τοποθετούμε στο δίσκο (λίστα) "Κάποτε ίσως" ή αφήνουμε αυτό το στοιχείο κάπου στο αρχείο ως πληροφορίες αναφοράς.

Για να οργανώσει την εργασία σε εκείνες τις εργασίες που απαιτούν περαιτέρω δράση, ο David Allen προτείνει να χωριστούν τέτοιες εργασίες σε διάφορες λίστες:

Οι παρακάτω ενέργειες

Θα πρέπει να έχετε μια λίστα με περαιτέρω συγκεκριμένες ενέργειες που πρέπει να κάνετε. Μόνο σε αυτή την περίπτωση, θα είστε σε θέση να εργαστείτε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά, "τριβώντας" ένας μεγάλος αριθμός απόυποθέσεων.

Στον διαδικτυακό οργανωτή TimeMaster, μια παρόμοια λίστα αντιπροσωπεύεται από μια λίστα εργασιών.

Εργα

Οι εργασίες που απαιτούν περισσότερες από μία ενέργειες για την επίτευξη των στόχων τους είναι ουσιαστικά έργα. Για παράδειγμα, για να προετοιμαστείτε για μια παρουσίαση, πρέπει να καλέσετε τους διοργανωτές, να πληρώσετε τον λογαριασμό για το δωμάτιο κ.λπ. Για κάθε έργο, πρέπει να καθοριστεί μια δράση παρακολούθησης.

Με τον διαδικτυακό οργανωτή TimeMaster, μπορείτε να χωρίσετε τις εργασίες σε δευτερεύουσες εργασίες μέσα σε δευτερόλεπτα.

αναβαλλόμενος

Εάν η εργασία ανατέθηκε ή μπορεί να ολοκληρωθεί λίγο αργότερα για κάποιο λόγο, τότε τέτοιες εργασίες θα πρέπει να τοποθετηθούν σε ξεχωριστή λίστα.

Ο διαδικτυακός οργανωτής TimeMaster διαθέτει επαφές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τις λίστες εργασιών σας.

Κάποια μέρα ίσως

Υπάρχουν εργασίες που δεν είναι σχετικές αυτή τη στιγμή, δεν είναι ξεκάθαρο αν θα είναι σχετικές στο μέλλον, αλλά υπάρχει μια τέτοια πιθανότητα. Τέτοιες εργασίες τοποθετούνται σε ξεχωριστή λίστα.

Στον διαδικτυακό οργανωτή TimeMaster, μπορείτε να οργανώσετε τέτοιες λίστες σε δευτερόλεπτα χρησιμοποιώντας περιβάλλοντα.

Ο Ντέιβιντ Άλεν συνιστά να εγκαταλείψετε τον κλασικό άκαμπτο προγραμματισμό της ημέρας, όταν ολόκληρη η ημέρα είναι προγραμματισμένη στο λεπτό. Τέτοιος προγραμματισμός είναι σπάνια πρακτικός, καθώς μπορεί να αποσπαστείτε ανά πάσα στιγμή και τα σχέδια μπορούν να αλλάξουν.

Ο David πιστεύει ότι οι εργασίες χωρίζονται σε σκληρές και ευέλικτες.

Ευέλικτες Εργασίεςπηγαίνετε σε μια απλή λίστα. Αυτές είναι εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν ανά πάσα στιγμή, ώστε να μπορούν να ολοκληρωθούν με τη σειρά. Τα περισσότερα από τα καθήκοντα του μέσου ανθρώπου εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία.

Δύσκολα καθήκοντα- πρόκειται για εργασίες που συνδέονται με συγκεκριμένο χρόνο. Για παράδειγμα, σύσκεψη, συνδιάσκεψη, προγραμματισμένη κλήση, εργασία πρόκειται να λήξει.

Είναι λογικό να αφήνουμε μόνο δύσκολες εργασίες στο ημερολόγιο. Στην αρχή της ημέρας, εξετάζετε τη λίστα ημερολογίου και τη λίστα υποχρεώσεων. Είναι πιο βολικό όταν η λίστα εργασιών και το ημερολόγιο βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Είναι πιο εύκολο να προγραμματίσεις έτσι. Εάν δεν έχετε προγραμματίσει δύσκολες εργασίες στην αρχή της ημέρας, τότε μπορείτε να εκτελέσετε ευέλικτες εργασίες με τη σειρά: ανάλογα με τη διαθεσιμότητα χρόνου, ενέργειας και πόρων, εκτελείτε εργασίες από την υψηλότερη έως τη χαμηλότερη προτεραιότητα. Μόλις έρθει η ώρα για τη δύσκολη εργασία, διακόπτετε, κάνετε τη δύσκολη εργασία και, στη συνέχεια, επιστρέφετε στην εκτέλεση των εργασιών στη λίστα. Αυτός είναι ο πιο ευέλικτος, απλός και βολικός τρόπος προγραμματισμού κατά την εργασία μεγάλη ποσότηταυποθέσεων.

Ο David αναφέρει επίσης τον προγραμματισμό από πάνω προς τα κάτω στο βιβλίο του. Χρησιμοποιεί την αναλογία της αναθεώρησης στόχων, έργων και εργασιών «από τον αέρα»:

1. τρέχουσες υποθέσεις.

2. τρέχοντα έργα.

3. Όροι αναφοράς.

4. τα επόμενα χρόνια (1-2 χρόνια).

5. πενταετής προοπτική (3-5 χρόνια).

Ωστόσο, όπως παραδέχεται ο ίδιος ο Ντέιβιντ, στο βιβλίο του η κύρια έμφαση δίνεται στην περιγραφή μεθόδων διεκπεραίωσης της επικαιρότητας και των έργων και ο στρατηγικός σχεδιασμός θα πρέπει να δοθούν χωριστά βιβλία. Παρεμπιπτόντως, ο Steve Covey, ένας όχι λιγότερο διάσημος παγκόσμιος ειδικός στον τομέα της διαχείρισης χρόνου, περιέγραψε τις μεθόδους στρατηγικού σχεδιασμού. Αυτό συζητείται στο άρθρο για τον στρατηγικό σχεδιασμό.

Περισσότερα για Μεθοδολογία GTDμπορείτε να διαβάσετε στο βιβλίο Getting Things Done του David Allen ή να μάθετε πώς να εφαρμόζετε αυτήν και άλλες τεχνικές στην πράξη χρησιμοποιώντας έναν διαδικτυακό διοργανωτή και άλλα εργαλεία στο μάθημά μας βίντεο.

Ντέιβιντ Άλεν Πώς να αντιμετωπίζετε τα πράγματα

Ντέιβιντ Άλεν

Σε κάθε σύγχρονο άνθρωπο λείπει πολύ χρόνος και όλοι παραπονιούνται για τη δική τους αποδιοργάνωση - είτε ξεχνάτε μια σημαντική συνάντηση, είτε καθυστερείτε είτε δεν καλείτε στο τηλέφωνο εγκαίρως. Εξαιτίας αυτού, οι σχέσεις με τους συναδέλφους και τους φίλους επιδεινώνονται, τα σχέδια εργασίας καταρρέουν και η ευημερία χειροτερεύει. Όσο πιο οργανωμένος είναι ένας άνθρωπος, τόσο πιο εύκολο είναι να διαχειριστεί τη δουλειά, τις δουλειές του σπιτιού και τη ζωή γενικότερα, τόσο καλύτερη είναι η σχέση του με τους άλλους. Η οργάνωση δεν είναι μια έμφυτη ικανότητα, αλλά μια δεξιότητα που μπορεί να μάθει. Στο βιβλίο του Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ο David Allen μιλά για απλές τεχνικές που επικεντρώνονται στην αποτελεσματικότητα και πώς να αναπτύξετε τη σωστή προσέγγιση στην οργάνωση της ζωής σας. Ο συγγραφέας ισχυρίζεται ότι το κύριο πράγμα είναι η ικανότητα να χαλαρώνουμε, η παραγωγικότητά μας εξαρτάται από αυτό. Η συνείδηση πρέπει να είναι καθαρή και οι σκέψεις - διατεταγμένες. Από το βιβλίο θα μάθετε πώς να διαχωρίζετε σημαντικά πράγματα από τα δευτερεύοντα, πώς να βάζετε στόχους και να ιεραρχείτε σωστά, πώς να προγραμματίζετε, πώς να αυξάνετε την προσωπική οργάνωση, πώς να εξοικονομείτε χρόνο. Το βιβλίο προορίζεται για ένα ευρύ αναγνωστικό κοινό, αλλά κυρίως ενδιαφέρει εκείνους τους αναγνώστες που υποφέρουν από υπερβολικό φόρτο εργασίας.

Εισαγωγή

Καλώς ήρθατε στα χρυσωρυχεία των στρατηγικών για να μάθετε πώς να αποκτάτε περισσότερη ενέργεια, να μάθετε πώς να χαλαρώνετε και να κάνετε περισσότερα με λιγότερη προσπάθεια. Εάν, όπως εγώ, αγαπάτε να κάνετε τα πράγματα και να τα κάνετε καλά, αλλά θέλετε επίσης να μην χάσετε το κέφι σας για ζωή, κάτι που φαίνεται εντελώς απίθανο και ακόμη και εντελώς αδύνατο με τέτοιο όγκο εργασίας. Δεν χρειάζεται να δώσουμε τελεσίγραφο «ή-ή». Είναι πραγματικά δυνατό να κάνετε μια εξαιρετική δουλειά και να απολαύσετε τη ζωή σας στον συνηθισμένο, καθημερινό σας κόσμο.

Πιστεύω ότι η αποτελεσματικότητα είναι καλή. Ίσως αυτό που κάνετε είναι σημαντικό, ενδιαφέρον ή χρήσιμο, ή ίσως απλά πρέπει να γίνει με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Στην πρώτη περίπτωση, θέλετε να έχετε τη μέγιστη δυνατή απόδοση για τον χρόνο και την προσπάθεια που επενδύσατε. Στο δεύτερο, θέλετε να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα το συντομότερο δυνατό, χωρίς να αφήσετε ενοχλητικές ουρές.

Και ό,τι κι αν κάνετε, πιθανότατα θα νιώθετε πιο άνετα να βρίσκεστε σε μια χαλαρή κατάσταση, σίγουροι ότι ό,τι κι αν κάνετε αυτή τη στιγμή είναι ακριβώς αυτό που αξίζει να κάνετε. Είτε πίνετε μια μπύρα με συναδέλφους μετά τη δουλειά, είτε σηκώνεστε στη μέση της νύχτας για να παρακολουθήσετε το μωρό σας που κοιμάται, απαντάτε σε ένα γράμμα ή ανταλλάσσετε λίγα λόγια για τη ζωή με έναν πιθανό πελάτη μετά από μια επαγγελματική συνάντηση, αυτό είναι ακριβώς τι πρέπει να κάνετε.

Ο κύριος σκοπός της συγγραφής αυτού του βιβλίου είναι να σας διδάξει πώς να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί και χαλαροί, είτε το θέλετε είτε το χρειάζεστε.

Εδώ και πολύ καιρό, όπως ίσως και εσείς, έψαχνα για απαντήσεις στις ερωτήσεις τι να κάνω, πότε και πώς να το κάνω. Και μετά από περισσότερα από είκοσι χρόνια έρευνας και εφαρμογής νέων και νέων μεθόδων προσωπικής και οργανωτικής αποτελεσματικότητας, μετά από χρόνια έρευνας και εμπειρίας στον εαυτό μου, μπορώ να πω ότι δεν υπάρχει ενιαία καθολική λύση στο πρόβλημα. Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα λογισμικό, ένας καταπληκτικός προσωπικός προγραμματιστής ή προσωπικός δημιουργός εργασιών και στόχων που οργανώνει την ημέρα, την εβδομάδα και ολόκληρη τη ζωή σας. Επιπλέον, μόλις ανεβάσετε την αποτελεσματικότητά σας σε ένα νέο επίπεδο, θα ανοίξει για εσάς ένας νέος ορίζοντας δημιουργικών στόχων, για τους οποίους δεν θα μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε κάποια απλή φόρμουλα.

Εάν δεν υπάρχουν σαφείς συνταγές για τη βελτίωση της προσωπικής οργάνωσης και της αποτελεσματικότητας, τότε υπάρχουν συνταγές που θα βοηθήσουν στη βελτίωση αυτού. Χρόνο με το χρόνο, κατά τη διάρκεια της δουλειάς με τον εαυτό μου, έβρισκα όλο και πιο σημαντικά πράγματα στα οποία έπρεπε να εστιάσω, πράγματα που έπρεπε να φοβάμαι και πράγματα να κάνω. Ανακάλυψα επίσης απλές διαδικασίες που ο καθένας από εμάς θα μπορούσε να μάθει να χρησιμοποιεί, οι οποίες θα βελτιώσουν σημαντικά την ικανότητά μας να χρησιμοποιούμε ενεργά και εποικοδομητικά τη σημερινή πραγματικότητα.

Το αποτέλεσμα είναι μια συλλογή από περισσότερες από δύο δεκαετίες ανακαλύψεων γύρω από την προσωπική παραγωγικότητα - ένας οδηγός για τη μεγιστοποίηση των αποτελεσμάτων εργασίας και την ελαχιστοποίηση της προσπάθειας, όλα σε έναν κόσμο όπου ο φόρτος εργασίας αυξάνεται σταθερά και οι εργασίες γίνονται όλο και πιο νεφελώδεις. Πέρασα πολλές ώρες δίπλα σε ανθρώπους στο χώρο εργασίας τους, βοηθώντας τους να οργανώσουν τη ροή εργασίας τους. Οι μέθοδοι που ανακάλυψα έχουν αποδειχθεί πραγματικά αποτελεσματικές σε όλους τους τύπους εταιρειών, σε όλα τα επίπεδα εργασίας, σε όλες τις κουλτούρες, και έχουν ακόμη φανεί χρήσιμες στο σπίτι και στο σχολείο. Μετά από είκοσι χρόνια εκπαίδευσης ορισμένων παγκοσμίου φήμης επαγγελματιών, έμαθα σίγουρα ότι στον κόσμο πραγματικά λείπουν αυτές οι μέθοδοι.

Οι διευθυντές θα ήθελαν να ενσταλάξουν στους εαυτούς τους και στους υφισταμένους τους ως βασικό πρότυπο τη φόρμουλα "κάντε το με κάθε κόστος". Γνωρίζουν, όπως και εγώ, ότι πίσω από κλειστές πόρτες, μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας, υπάρχουν αναπάντητες κλήσεις, αδιάθετες εργασίες, ακατέργαστες πληροφορίες από επαγγελματικές συναντήσεις και διαπραγματεύσεις, ανεκπλήρωτα προσωπικά καθήκοντα και καμιά δεκαριά επιστολές που δεν αναλήφθηκαν καν. Οι περισσότεροι από αυτούς τους επιχειρηματίες είναι αρκετά επιτυχημένοι γιατί οι κρίσεις που πρέπει να ξεπεράσουν και οι ευκαιρίες που τους ανοίγονται είναι πολύ μεγαλύτερες από τα προβλήματα που αφήνουν να χαλαρώσουν ή δημιουργούν οι ίδιοι στα γραφεία και στα χαρτοφυλάκια τους. Αλλά: μας έχει δοθεί ο ρυθμός των επιχειρήσεων και της ζωής σήμερα, πώς να τα ισορροπήσουμε είναι ένα άλλο ερώτημα.

Από τη μία πλευρά, χρειαζόμαστε δοκιμασμένες τεχνικές για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να εστιάσουν όλη τους την ενέργειά τους χωρίς να την αφήσουν να στραγγίσει σε μικροπερισπασμούς. Από την άλλη πλευρά, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια τέτοια ατμόσφαιρα εργασίας στην οποία οι πιο πολυάσχολοι εργαζόμενοι θα προστατεύονται αξιόπιστα από το άγχος. Χρειαζόμαστε ένα θετικό στυλ εργασίας, που να προσελκύει και να διατηρεί τα καλύτερα και πιο έξυπνα άτομα στην εταιρεία. Τέτοιες πληροφορίες αποτιμώνται σε οργανισμούς που αξίζουν το βάρος τους σε χρυσό. Χρειάζεται επίσης στο σχολείο, όπου τα παιδιά μας δεν διδάσκονται ακόμα να δουλεύουν με πληροφορίες, να εστιάζουν στο αποτέλεσμα και σε ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν για να το πετύχουν. Και ο καθένας από εμάς ξεχωριστά - είναι επίσης πολύ χρήσιμο - θα μπορούσαμε να μάθουμε να αξιοποιούμε πλήρως τις ευκαιρίες που μας παρέχονται για να βελτιωθούμε και να είμαστε χρήσιμοι.

Η δύναμη, η απλότητα και η αποτελεσματικότητα για τις οποίες μιλάω σε αυτό το βιβλίο φαίνεται καλύτερα στην εμπειρία σε πραγματικό χρόνο στο πραγματικό κόσμο. Το βιβλίο στοχεύει να δομήσει τη δυναμική τέχνη της ροής εργασίας και της προσωπικής παραγωγικότητας. Έχω οργανώσει τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο που αφενός σας δίνω μια εμπνευσμένη επισκόπηση και αφετέρου σας δίνω την ευκαιρία να νιώσετε αμέσως τα αποτελέσματα. Το βιβλίο χωρίζεται σε τρία μέρη. Το πρώτο μέρος περιγράφει όλο το παιχνίδι, περιέχει σύντομη κριτικήσύστημα και μια εξήγηση της μοναδικότητάς του και παρουσιάζει τις κύριες μεθοδολογίες στο μέγιστο σε γενικές γραμμές. Το δεύτερο μέρος αφορά τον τρόπο χρήσης του συστήματος. Αυτές είναι οι εκπαιδεύσεις σας: βήμα προς βήμα, σιγά σιγά, θα μάθετε πώς να εφαρμόζετε τα μοντέλα. Το τρίτο μέρος το ανεβάζει ακόμα πιο ψηλά - περιγράφει ακόμη πιο σημαντικά και σημαντικά αποτελέσματα που μπορείτε να επιτύχετε εάν κάνετε αυτές τις μεθοδολογίες και μοντέλα αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς και της ζωής σας.

Σας συνιστώ να ενεργήσετε με βάση την αρχή "ακριβώς από το ρόπαλο" - δοκιμάστε το υλικό στον εαυτό σας, μην πιστεύετε απλώς, αλλά και ελέγξτε ότι αυτές οι μέθοδοι δεν είναι μόνο δυνατές, αλλά και απαραίτητες για εσάς προσωπικά. Και κάτι ακόμα - θέλω να καταλάβετε ότι όλα όσα προσφέρω είναι πραγματικά απλά. Δεν απαιτεί ιδιαίτερες δεξιότητες, γιατί ξέρετε ήδη πώς να συγκεντρώνεστε, να γράφετε πράγματα, να αποφασίζετε για αποτελέσματα και ενέργειες, να αναθεωρείτε θέσεις και να κάνετε επιλογές. Θα δείτε ότι πολλά από αυτά που κάνατε ενστικτωδώς και διαισθητικά είναι σωστά και θα σας δώσω την ευκαιρία να μεταφέρετε αυτές τις δεξιότητες σε ένα νέο επίπεδο αποτελεσματικότητας. Θέλω να σας παροτρύνω να τα βάλετε όλα μαζί και να το αποδεχτείτε ως μια νέα συμπεριφορά που θα γίνει φάρος για εσάς.

Στις σελίδες του βιβλίου αναφέρομαι συχνά στην εκπαίδευση και τα σεμινάρια μου. Τα τελευταία είκοσι χρόνια εργάζομαι ως σύμβουλος διαχείρισης, είτε μόνος είτε με μια μικρή ομάδα. Η δουλειά μου ήταν να οργανώνω ιδιωτικές εκπαιδευτικές συνεδρίες παραγωγικότητας και εργαστήρια σχετικά με τις τεχνικές που παρουσιάζονται εδώ. Οι συνάδελφοί μου και εγώ έχουμε καθοδηγήσει πάνω από χίλιους ανθρώπους ιδιωτικά, εκατοντάδες χιλιάδες επαγγελματίες και παραδώσαμε αρκετές εκατοντάδες σεμινάρια - αυτές είναι εμπειρίες από τις οποίες θα αντλήσω παραδείγματα. Η υπόσχεση διατυπώθηκε σωστά από έναν από τους πελάτες μου. Έγραψε: «Άρχισα να χρησιμοποιώ τις μεθόδους από αυτό το πρόγραμμα και μου έσωσε τη ζωή, αλλά όταν το έκανα συνήθεια, άλλαξε τη ζωή μου. Αυτό είναι ένα εμβόλιο ενάντια στον καθημερινό αγώνα «όχι για τη ζωή, αλλά για το θάνατο», όταν «το έργο έπρεπε να είχε ολοκληρωθεί χθες» και ένα αντίδοτο για την ανισορροπία που πολλοί άνθρωποι δημιουργούν για τον εαυτό τους».

Μέρος πρώτο. Η τέχνη του να ολοκληρώνετε τα πράγματα Κεφάλαιο 1. Νέες μέθοδοι για μια νέα ζωή

Η κατάσταση όταν ένας τεράστιος κατάλογος εργασιών κρέμεται πάνω από ένα άτομο και ταυτόχρονα καταφέρνει να διατηρεί φρέσκο κεφάλι, μια θετική αίσθηση ηρεμίας και να εργάζεται παραγωγικά είναι αρκετά πραγματική. Αυτός είναι ένας υπέροχος τρόπος να ζεις και να εργάζεσαι, επιτυγχάνοντας υψηλό επίπεδοαποδοτικότητα. ΣΤΟ πρόσφατους χρόνουςγίνεται ένα στυλ δουλειάς που απαιτείται από επιτυχημένους επαγγελματίεςυψηλής κατηγορίας. Ξέρετε ήδη τι και πώς να κάνετε για να φτάσετε σε αυτό το επίπεδο. Ωστόσο, αν είστε...

Το GTD (Getting Things Done) είναι ένα σύστημα παραγωγική εργασίακαι ένα ομώνυμο βιβλίο του business coach David Allen. Ο κύριος στόχος είναι να έχετε χρόνο για να κάνετε ό,τι είναι απαραίτητο, αλλά να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε αυτό που σας δίνει ευχαρίστηση.

Συχνά, το Getting Things Done μεταφράζεται στα ρωσικά ως "βάλτε τα πράγματα σε τάξη", αν και θα ήταν πιο ακριβές να "φέρετε τα πράγματα στο τέλος". Συμφωνώ, είναι πιο σημαντικό να μην τοποθετείτε εργασίες σε λίστες, αλλά να τις ολοκληρώσετε. Απλώς για αυτό πρέπει να κάνετε λίστες, να καθορίσετε προτεραιότητες και να καταλήξετε σε ένα πρόγραμμα.

Και γιατί χρειάζεται;

Δουλεύοντας στις αρχές του GTD, θα είναι πιο εύκολο για εσάς να διαχειριστείτε τις υποθέσεις σας. Εξάλλου, το κύριο πλεονέκτημα αυτής της τεχνικής είναι ότι οι πληροφορίες για όλες τις εργασίες σας συγκεντρώνονται σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να μετακινηθείτε από το ένα πράγμα στο άλλο χωρίς δισταγμό.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του GTD και της λίστας εργασιών;

Στη λίστα, συνήθως διορθώνουμε μόνο τα πιο σημαντικά πράγματα και δεν καταγράφουμε λιγότερο σημαντικές, δευτερεύουσες εργασίες. Και μάταια. Κυλάνε στο κεφάλι σου, αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά και η αποδοτικότητά σου πέφτει. Μία από τις βασικές αρχές του GTD είναι να καταγράφει απολύτως τα πάντα. Έτσι μπορείτε να ξεφορτώσετε τον εγκέφαλό σας και να χρησιμοποιήσετε όλους τους πόρους του για δουλειά.

Είναι αυτό το σύστημα κατάλληλο για μένα;

Το GTD είναι σχετικό για άτομα διαφορετικών επαγγελμάτων, ηλικίας και κοινωνικής θέσης. Ο Ντέιβιντ Άλεν, ο οποίος διατύπωσε τις αρχές του συστήματος, πραγματοποίησε μαθήματα για αστροναύτες του ISS, μουσικούς της ροκ και ηγέτες μεγάλων εταιρειών.

Όπως ο David Allen σε μια συνέντευξη στο Lifehacker, το σύστημα μπορεί να είναι εξίσου αποτελεσματικό ή εξίσου άχρηστο τόσο για έναν έφηβο όσο και για έναν CEO μιας μεγάλης εταιρείας. Πρέπει να έχετε μια συγκεκριμένη νοοτροπία, όπως να ασχολείστε με τη συστηματοποίηση και τον προγραμματισμό.

Εντάξει, τι ακριβώς πρέπει να γίνει;

Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες στο σύστημα GTD. Υπάρχουν όμως βασικές αρχές εργασίας:

Συγκεντρώστε πληροφορίες και καταγράψτε τα πάντα.Καταγράψτε εργασίες, ιδέες, επαναλαμβανόμενες εργασίες σε ένα σημειωματάριο ή μια εφαρμογή. Ταυτόχρονα, η λίστα πρέπει να είναι πάντα στα χέρια σας, ώστε να μην μπορείτε να πείτε: "Θα το προσθέσω αργότερα". Ακόμα και το πιο μικρό και ασήμαντο πράγμα πρέπει να γραφτεί αν δεν το κάνετε αυτή τη στιγμή.
Γράψτε εξηγήσεις.Δεν πρέπει να υπάρχουν εργασίες όπως "Προετοιμαστείτε για διακοπές". Χωρίστε τις μεγάλες θήκες σε συγκεκριμένες, εφικτές ενέργειες (υποβάλετε τέτοια έγγραφα στο κέντρο βίζας, αγοράστε μια πετσέτα και γυαλιά ηλίου, κατεβάστε χάρτες στο τηλέφωνό σας). Με μια κανονική λίστα υποχρεώσεων, αφιερώνουμε περισσότερο χρόνο στη μεταγραφή παρά στο να την κάνουμε. Και ναι, αν μπορείτε να αναθέσετε, αναθέστε.
Θέστε τις προτεραιότητές σας.Για κάθε στοιχείο στη λίστα, εισαγάγετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και χρονικό πλαίσιο. Προσθέστε υπενθυμίσεις εάν χρειάζεται. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για εργασία τόσο με τη λίστα όσο και με το ημερολόγιο. Σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να έχετε σιγουριά ότι σίγουρα δεν θα ξεχάσετε τίποτα.
Ενημέρωση λιστών.Οι λίστες υποχρεώσεων γίνονται γρήγορα ξεπερασμένες: κάτι χάνει τη συνάφειά του, κάτι μεταφέρεται στο μέλλον. Το σύστημα πρέπει να λειτουργεί για εσάς. Φροντίστε λοιπόν να έχετε πάντα μια λίστα με συγκεκριμένες ενέργειες, ώστε να μπορείτε να φτάσετε στη δουλειά χωρίς καθυστέρηση.
Λαμβάνω δράση.Όταν όλα είναι οργανωμένα, μπορείτε να αρχίσετε να πραγματοποιείτε το σχέδιό σας. Επιλέξτε μια υπόθεση από τη σωστή κατηγορία, δείτε ποιες συγκεκριμένες ενέργειες απαιτούνται από εσάς και δουλέψτε. Έτσι μπορείτε να πραγματοποιήσετε μεγάλα έργα.

Χρειάζεται να βάλετε τα πάντα σε μια λίστα;

Όχι, είναι καλύτερα να φτιάξετε πολλά, αλλά κρατήστε τα σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, κρατήστε πολλαπλές λίστες για κάθε έργο εργασίας, λίστες οικιακών εργασιών, λίστες μελέτης, λίστες ιδεών και πιθανά έργα στο μέλλον - αρκεί η φαντασία σας να είναι αρκετή.

Υπάρχουν ειδικά εργαλεία;

Από εφαρμογές και υπηρεσίες web, τα Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, οποιοδήποτε σημειωματάριο ή ένα κανονικό αρχείο στα Έγγραφα Google θα κάνει. Εάν έχετε συνηθίσει να κρατάτε σημειώσεις σε χαρτί, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

Υπάρχουν οπαδοί του συστήματος αρχείων. Δημιουργείται ένας κοινός φάκελος στην επιφάνεια εργασίας, περιέχει πολλούς θεματικούς και ο καθένας περιέχει τις αντίστοιχες λίστες και τα απαραίτητα υλικά.

Σε γενικές γραμμές, επιλέξτε αυτό που σας βολεύει.

Η κύρια απαίτηση: το εργαλείο πρέπει να είναι πάντα στα χέρια σας, ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε την εργασία από το κεφάλι σας στο χαρτί ή στην εφαρμογή. Για παράδειγμα, όταν το αφεντικό σας έρχεται κοντά σας και σας αναθέτει μια νέα εργασία, ενώ εσείς εργάζεστε σε κάτι άλλο.

Πώς να αποκτήσετε μεγαλύτερη αξία από το GTD;

Οποιοδήποτε σύστημα παραγωγικότητας δεν θα λειτουργήσει εάν εφαρμοστεί στα τυφλά. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο, προσαρμόστε το για τον εαυτό σας και τότε όλα θα πάνε καλά.

Και ναι, κανένα σύστημα δεν μπορεί να κάνει τα πάντα για εσάς, οπότε μην παρασυρθείτε πολύ με τη δημιουργία λιστών, θυμηθείτε να ενεργήσετε. Το GTD είναι ένα εργαλείο που σας βοηθά να απαλλαγείτε από το άγχος και να μην ξεχνάτε ποτέ τίποτα. Αλλά το πώς θα διαχειρίζεστε το χρόνο σας εξαρτάται από εσάς.

«Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πού πήγαν τα τελευταία 5 χρόνια;»
Βίκτορ Πελεβίν

Πολύ συχνά στη ζωή κάθε ανθρώπου έρχονται τέτοιες στιγμές που είναι απλά αδύνατο να αντιμετωπίσεις τον όγκο των συσσωρευμένων περιπτώσεων. Και ενώ εργάζομαι αυτή τη στιγμή για την υλοποίηση της επόμενης αποστολής τους, μια ολόκληρη σειρά από άλυτα προβλήματα περιστρέφεται συνεχώς στο κεφάλι μου. Οι συνεχείς σκέψεις ότι δεν έχετε χρόνο να κάνετε κάτι σημαντικό, δεν σας επιτρέπουν να εστιάσετε στην τρέχουσα εργασία. Και όταν ο αριθμός των ανεπίλυτων υποθέσεων αρχίζει να αυξάνεται σαν χιονόμπαλα, αποκτά ήδη το μέγεθος της καταστροφής.

Αλλά στην πραγματικότητα, το πρόβλημα δεν είναι τόσο περίπλοκο όσο μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά.

Πώς να βάλετε τα πράγματα σε τάξη. Βασικά στοιχεία διαχείρισης χρόνου

Για την επίλυση τέτοιων προβλημάτων, υπάρχει μια μέθοδος ορθολογικής οργάνωσης του χρόνου, ή με άλλα λόγια, διαχείριση χρόνου. Χρόνος μέσα σύγχρονος κόσμοςείναι ακόμη πιο πολύτιμο από τα χρήματα, γιατί, σε αντίθεση με τα χρήματα, ο χρόνος δεν μπορεί να επιστραφεί ή να συσσωρευτεί. Οι δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου εργασίας θα βοηθήσουν ένα άτομο να επιτύχει τους στόχους και τους στόχους του πολύ πιο γρήγορα και ταυτόχρονα να βρει αρκετά δωρεάν λεπτά για να επικοινωνήσει με τους φίλους και την πνευματική του ανάπτυξη.

Η μέθοδος GTD, η οποία είναι μία από τις κατευθύνσεις στη διαχείριση χρόνου, θα βοηθήσει στην κατανόηση αυτού.

Το Getting Things Done (GTD) εκδόθηκε το 2001 και έχει μεταφραστεί σε 23 γλώσσες.

Το κλασικό μοντέλο διαχείρισης χρόνου έχει ορισμένα αυστηρά όρια, συνεπάγεται ξεκάθαρο σχεδιασμό των υποθέσεών του, συνιστά τον υπολογισμό των βημάτων και τον καθορισμό προτεραιοτήτων. Νέα μέθοδοςπου προτείνει ο ειδικός David Allen βοηθά διαχείριση χρόνουπολύ μεγαλύτερη ευελιξία και επιλέξτε πράγματα κατά την κρίση σας, αντί να δεσμεύεστε με ένα άκαμπτο καθημερινό πρόγραμμα, το οποίο διευκολύνει πολύ την εργασία και σας κινεί πιο γρήγορα στην υλοποίηση των στόχων σας. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι κατάλληλη όχι μόνο για μεγάλους επιχειρηματίες που ενδιαφέρονται για την ταχύτερη εκτέλεση των σχεδίων τους, αλλά και για τις απλές νοικοκυρές που προγραμματίζουν χρόνο για το νοικοκυριό.

Αυτό το σύστημα βασίζεται στην πρόταση του David Allen ότι η ελεύθερη σκέψη είναι απαραίτητη. Με άλλα λόγια, πρέπει να ελευθερώσετε το μυαλό σας από όλες τις ξένες σκέψεις που περιστρέφονται στο κεφάλι σας. Και τότε η τρέχουσα εργασία θα γίνει πολύ πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά. Σε αυτόν τον λογαριασμό Σύστημα GTDδίνει σαφείς οδηγίες, ακολουθώντας τις οποίες μπορείτε όχι μόνο να εντοπίσετε το πρόβλημα, αλλά και να το λύσετε γρήγορα. Κατά κανόνα, οι άνθρωποι ξοδεύουν πολύ χρόνο σε ανούσιους συλλογισμούς που επιβραδύνουν τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών. Ακολουθώντας ξεκάθαρα τις συστάσεις που προτείνει η μέθοδος, το μυαλό σας θα παραμένει πάντα καθαρό και η αποτελεσματικότητα της εργασίας θα είναι 100%.

Κάνουμε μια λίστα εργασιών, εργασιών, προβλημάτων

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε, σύμφωνα με τον συγγραφέα της ιδέας, είναι να μεταφέρετε στο χαρτί όλο το άγχος και τις σκέψεις σας που σας απασχολούν αυτή τη στιγμή. Γράψτε όλα όσα περιστρέφονται στο κεφάλι σας αυτή τη στιγμή - όλα τα μεγάλα πράγματα, μικρά πράγματα, σημαντικά και όχι πολύ σημαντικά, γενικά, όλα γενικά. Ελευθερώστε το μυαλό σας για την υλοποίηση της εργασίας που έχει τεθεί αυτή τη στιγμή. Οι ηχογραφήσεις μπορούν να γίνουν με χαοτικό τρόπο, γράφοντας απλώς ό,τι σας έρχεται στο μυαλό. Δεν είναι απαραίτητο να ταξινομηθούν αμέσως οι περιπτώσεις κατά σειρά σπουδαιότητας. Εάν παραλείψετε ή δεν προσθέσετε μια εργασία στη λίστα, θα στροβιλίζεται συνεχώς στο κεφάλι σας, δυσκολεύοντας τη συγκέντρωση.

Τώρα έχει καταρτιστεί η λίστα υποχρεώσεων, τώρα τι να κάνουμε με αυτήν τη λίστα;

Θέτοντας τις σωστές ερωτήσεις

Το δεύτερο βήμα μπορεί να ονομαστεί ανάλυση της λίστας που γράψατε.

Κάντε νοερά σε κάθε στοιχείο της λίστας μια ερώτηση: "Τι είναι αυτό?".
Αυτή η ερώτηση σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε τις περιπτώσεις ανάλογα με τη σημασία τους.

Η δεύτερη ερώτηση έχει ως εξής: «Αυτό απαιτεί δράση;»

Εάν η απάντηση είναι αρνητική, θα πρέπει να ακολουθήσουν οι ακόλουθες ενέργειες:
- να αναβάλει την απόφαση για καλύτερες στιγμές.
Προς το παρόν, ξεχάστε την υπόθεση που δεν αξίζει την προσοχή σας.
- βάλτε στο αρχείο για λίγο.

Με μια θετική απάντηση στην ερώτηση που τέθηκε, είναι απαραίτητο να προχωρήσετε απευθείας στην εκτέλεση και το περίγραμμα πρακτική λύσηΠροβλήματα. Μελετήστε το πρόβλημα, αν χρειάζεται συγκεκριμένος χρόνος για την υλοποίησή του, τότε αυτόματα μπαίνει στην κατηγορία των έργων. Αυτή η καταχώρηση μπορεί να γίνει σε ξεχωριστό φύλλο. Και αν, κατά την εξέταση μιας τρέχουσας υπόθεσης, προτείνεται αμέσως ένας τρόπος επίλυσής της, τότε είναι λογικό να κάνετε αυτήν την επιχείρηση αμέσως για να μην συσσωρεύσετε ένα σωρό άλυτα προβλήματα.

Όταν ένα βήμα δεν αρκεί για την επίτευξη του στόχου, προκύπτουν διάφορες επιλογές για έξοδο από την τρέχουσα κατάσταση:

- καταγράψτε την υπόθεση στο ημερολόγιο πριν από τη λήξη της προθεσμίας για την εκτέλεσή της,
Βάλτε το στη λίστα με τις υποχρεώσεις σας για να μπορείτε να το κάνετε τη στιγμή που σας ταιριάζει.

Έχοντας περάσει με συνέπεια όλα τα βήματα που προτείνει αυτή η θεωρία, μπορείτε να μάθετε πώς να ιεραρχείτε σωστά και να χτίζετε ένα σαφές σύστημα αξιών. Και όλα αυτά μπορείς να τα κάνεις μόνος σου, χωρίς καν να έχεις κάποιο ιδιαίτερο ταλέντο. Και η ερώτηση" Πώς να τακτοποιήσετε τις υποθέσεις σαςδεν θα στέκεται πια μπροστά σου.