Ce este GTD și cum funcționează. Promisiune: maestru de arte marțiale „în stare gata”. Comparație cu conștiința limpede de cristal

David Allen

Arta productivității fără stres

Publicat cu permisiunea: Penguin Books, o amprentă a Penguin Publishing Group, o divizie a Penguin Random House LLC și Andrew Nurnberg Literary Agency

Suportul juridic al editurii este asigurat de firma de avocatura "Vegas-Lex"

GTD - un nou tip de arte marțiale

David Allen și sistemul său Getting Things Done (GTD) sunt cunoscute de mult timp în Rusia și au o gamă largă de fani. Cu toții ne dorim să fim productivi, adică capabili să obținem rezultatul dorit fără efort excesiv, rămânând în același timp calmi și concentrați.

Fiecare are propria istorie de cunoaștere a GTD. Îmi amintesc bine cum într-o zi în urmă cu vreo zece ani aveam mult mai multe obligații decât puteam face față la acea vreme. În același timp, toate circumstanțele vieții mele au fost destul de plăcute: nașterea unui copil, decolarea carierei, mutarea la Moscova. Am simțit că nu pot face față și că pot pierde tot ceea ce am realizat. Era necesar să preia controlul asupra vieții, era nevoie urgent de o nouă abordare a autoguvernării. Apoi m-am familiarizat cu cartea lui David Allen. Am citit-o mai întâi Limba engleză, iar când a apărut în rusă, l-am recitit de mai multe ori, de fiecare dată descoperind ceva nou și util pentru mine. Sistemul propus de autor m-a atras prin faptul că descrie procesul natural de „a pune lucrurile în ordine”, fiind în același timp universal, ajutând la preluarea controlului asupra tuturor domeniilor vieții și schimbând fundamental gândirea.

GTD nu învață managementul timpului, ci controlul minții. Sistemul vă permite să atingeți o stare de productivitate ridicată - implicare deplină în proces, foarte asemănătoare cu starea de flux a artiștilor marțiali. Nu întâmplător David însuși are centură neagră la karate și nu ascunde faptul că învățăturile orientale și artele marțiale au influențat crearea metodologiei sale. GTD poate fi considerat unul dintre tipurile de arte marțiale moderne, care permite unei persoane să câștige cu succes într-o lume plină de stres, fluxuri bogate de informații și tot felul de distrageri.

Noua ediție a cărții este o lucrare independentă. S-au adăugat două capitole noi și o mulțime de informații, ținând cont de realitățile de astăzi ale lumii tehnologia Informatiei. Traducerea a fost refăcută de la zero. O atenție deosebită a fost acordată unificării terminologiei. Pentru toate problemele controversate când traducem în rusă, ne-am adresat direct la David. Traducerea s-a dovedit a fi cât se poate de autentică și aproape de original în esență.

De când am stăpânit GTD și mi-am făcut viața mult mai ușoară, visul meu a fost să îi ajut pe alții să învețe și să accepte sistemul Allen. Dupa multi ani auto-studiu Am parcurs toate etapele de certificare a sistemului de la David însuși, primind statutul de master trainer conform metodologiei sale. Anul acesta, David și cu mine am ajuns la decizia că Rusia merită să cunoască și să învețe metodologia GTD în același mod cum se întâmplă în toate țările civilizate - nu prin discursurile de o singură dată și, din păcate, foarte rare ale autorului în Rusia, ci prin instruire sistematică privind programele oficiale de formare autorizate.

Nu poți obține o productivitate reală într-o singură ședință doar citind o carte sau ascultând un difuzor. Avem nevoie de un sistem de pregătire practică sub îndrumarea unor profesioniști cu experiență. În urmă cu câțiva ani, David a creat un sistem de suport și implementare GTD care a fost testat și distribuit într-un format standard, licențiat în peste 60 de țări din întreaga lume. Acum este disponibil și în Rusia. Am muncit din greu și cu atenție pentru a adapta sistemul la condițiile rusești.

Îi doresc fiecărui cititor, cu ajutorul tehnologiei GTD testate în viață, să-și facă viața confortabilă, plină de evenimente semnificative pentru el și aranjate după propriul gust, scăpând de agitație, grabă și nemulțumire.

Cu stimă,

Dedicat lui Katherine, partenerul meu minunat în viață și muncă

Țineți în mână o ediție revizuită a Getting Things in Order, publicată pentru prima dată în 2001. De fapt, am reintrodus textul de la început până la sfârșit pentru a corecta conținutul și stilul prezentării, pentru a elimina informațiile incomplete sau învechite și orice ar împiedica această carte să fie un ghid valid „pentru vârste” care ar putea fi folosit în jurul valorii de lumea și care nu și-ar pierde relevanța în secolul XXI și chiar mai mult. De asemenea, am vrut să adaug câteva dintre cele mai interesante informații despre aplicarea metodologiei Getting Things Done pe care le-am învățat încă de la prima ediție a acestei cărți. Acestea privesc propria mea înțelegere mai profundă a eficacității tehnicii și a aplicațiilor sale, precum și modul în care a fost percepută de alți oameni atunci când a început să fie cunoscută în întreaga lume.

Ceea ce nu necesita modificări erau principiile fundamentale și tehnicile de bază. Pe măsură ce lucrez la noua ediție, am devenit mai convins că principiile pe care le-am descris pentru a obține o productivitate fără stres și cel mai metode de succes aplicațiile lor nu s-au schimbat deloc și nu se vor schimba în viitorul apropiat. Pentru ca o echipă de astronauți să aterizeze pe Jupiter în 2109, ei vor trebui să fie ghidați de aceleași principii pentru menținerea controlului și a concentrării pe care oamenii le folosesc astăzi. Vor avea în continuare nevoie de o formă de căsuță de e-mail (voi vorbi despre asta mai târziu) pentru a colecta informații neplanificate, potențial importante, astfel încât să poată avea încredere în deciziile lor. Vor acorda atenție acestui lucru în timpul primei aterizări. Iar decizia asupra următoarei acțiuni va fi întotdeauna cheia îndeplinirii cu succes a oricărei sarcini, indiferent de amploarea acesteia.

Cu toate acestea, s-au schimbat multe în modul în care trăim și lucrăm de la prima ediție a acestei cărți. În acest sens, am făcut ajustările necesare materialului principal și îmi voi împărtăși părerile despre ceea ce mi s-a părut nou și interesant. Atât cei care au auzit pentru prima dată despre această metodologie, cât și fanii îndrăgostiți de GTD care au citit prima ediție și vor să fie la curent cu toate schimbările vor beneficia de recomandările mele.

Ce mai e nou

Există mai multe zone cheie „noi” care au influențat revizuirea conținutului.

Dezvoltarea tehnologiilor digitale

Valabilitatea legii lui Moore (capacitatea de a procesa informatii digitale crește exponențial în timp), precum și consecințele sociale și culturale ale integrării tot mai strânse a lumii digitale în viata de zi cu zi nu încetează să ne uimească, să ne încânte și chiar să ne încurce. Cu toate acestea, întrucât metodologia Getting Things Done se ocupă în primul rând de conținutul și sensul a ceea ce trebuie să gestionăm, fie că este digital sau hârtie, dezvoltarea tehnologiei nu afectează practic esența metodologiei. O solicitare primită prin e-mail, în ceea ce privește modul în care o vei îndeplini, nu este de fapt diferită de o cerere verbală de favoare.

Getting Things Done este o tehnică de gestionare a timpului fondată de David Allen și descrisă în cartea sa cu același nume.

Ideea principală a metodei este că o persoană trebuie să-și descarce capul de informațiile de rutină inutile, transferându-le pe un mediu extern, fie că este vorba de tăvi de hârtie, o carte de jurnal sau.

David oferă un algoritm care poate fi folosit pentru a procesa eficient o cantitate mare de informații pentru a vă organiza timpul.

Conform metodei GTD, este mai bine să lucrați cu informațiile primite în mai multe etape:

2. Prelucrare.

3. Organizare.

5. Acțiuni.

Să ne oprim asupra acestor etape mai detaliat.

Colectie

Ideea principală este că orice sarcină, idee, informație etc. trebuie să-l repari pe un mediu: pe hârtie, prin poștă, într-un laptop sau un computer de buzunar. Poate veți folosi diferite instrumente pentru a înregistra diferite informații primite. Nu este ideea. Ideile principale sunt următoarele:

Nu vei uita nimic

Îți vei descărca capul dintr-o cantitate mare de informații de rutină.

Informațiile scrise pe hârtie pot fi colectate în tăvi, fișiere sau e-mailuri în anumite foldere și așa mai departe, în funcție de instrumentele de colectare.

Pentru ca această schemă să funcționeze, tăvile de intrare trebuie procesate la o anumită perioadă, de exemplu, o dată pe săptămână. Când procesezi tăvi, le golești efectiv.

De exemplu, puteți înregistra toate sarcinile, ideile, notele în secțiunea „Sarcini” a organizatorului online cu un singur clic.

Organizare

Prelucrarea informațiilor colectate (coș, tavă, container Inbox) se desfășoară strict după următorul algoritm:

Luăm următorul element superior al coșului „Inbox”.

Dacă un element necesită o acțiune și durează puțin timp (până la 5 minute), atunci îl executăm imediat.

Dacă sarcina necesită mult timp, atunci delegăm cuiva sau o amânăm.

Dacă articolul din coș „Inbox” nu necesită acțiune, atunci aruncăm acest articol, îl punem în tavă (listă) „Someday maybe” sau lăsăm acest articol undeva în arhivă ca informații de referință.

Pentru a organiza munca la acele sarcini care necesită acțiuni suplimentare, David Allen sugerează împărțirea acestor sarcini în mai multe liste:

Următoarele acțiuni

Ar trebui să aveți o listă cu alte acțiuni specifice de luat. Numai în acest caz, vei putea lucra cât mai eficient posibil, „slefuind” un numar mare de treburile.

În organizatorul online TimeMaster, o listă similară este reprezentată de o listă de toate.

Proiecte

Sarcinile care necesită mai mult de o acțiune pentru a-și atinge obiectivele sunt în esență proiecte. De exemplu, pentru a vă pregăti pentru o prezentare, trebuie să sunați la organizatori, să plătiți factura pentru cameră etc. Pentru fiecare proiect trebuie determinată o acțiune de urmărire.

Cu organizatorul online TimeMaster, puteți împărți sarcinile în subsarcini în câteva secunde.

amânat

Dacă sarcina a fost delegată sau poate fi finalizată puțin mai târziu dintr-un motiv oarecare, atunci astfel de sarcini ar trebui plasate într-o listă separată.

Organizatorul online TimeMaster are contacte pe care le puteți folosi pentru a vă gestiona listele de sarcini.

Intr-o zi poate

Există sarcini care nu sunt relevante în acest moment, nu este clar dacă vor fi relevante în viitor, dar există o astfel de posibilitate. Astfel de sarcini sunt plasate într-o listă separată.

În organizatorul online TimeMaster, puteți organiza astfel de liste în câteva secunde folosind contexte.

David Allen recomandă renunțarea la clasica planificare rigidă a zilei, când întreaga zi este programată la minut. O astfel de planificare este rareori practică, deoarece poți fi distras în orice moment, iar planurile se pot schimba.

David crede că sarcinile sunt împărțite în dure și flexibile.

Sarcini flexibile intra într-o listă simplă. Acestea sunt sarcini care pot fi îndeplinite în orice moment, astfel încât acestea pot fi îndeplinite în ordine. Majoritatea sarcinilor unei persoane obișnuite se încadrează în această categorie.

Sarcini grele- acestea sunt sarcini care sunt legate de un anumit timp. De exemplu, întâlnire, conferință, apel programat, sarcină este pe cale să expire.

Este logic să lăsați doar sarcini grele în calendar. La începutul zilei, vă revizuiți lista de calendar și lista de activități. Cel mai convenabil este atunci când lista de activități și calendarul sunt situate pe aceeași pagină. Este mai ușor să planificați așa. Dacă nu există sarcini grele planificate la începutul zilei, atunci puteți efectua sarcini flexibile în ordine: în funcție de disponibilitatea timpului, energiei și resurselor, efectuați sarcini de la cea mai mare prioritate la cea mai mică prioritate. Odată ce a sosit timpul pentru sarcina grea, vă întrerupeți, faceți sarcina grea și apoi reveniți la îndeplinirea sarcinilor de pe listă. Acesta este cel mai flexibil, simplu și convenabil mod de a planifica atunci când lucrați cantitate mare treburile.

David menționează planificarea de sus în jos și în cartea sa. El folosește analogia revizuirii obiectivelor, proiectelor și sarcinilor „din aer”:

1. afaceri curente;

2. proiecte curente;

3. termeni de referință;

4. anii următori (1-2 ani);

5. perspectiva pe cinci ani (3-5 ani);

Cu toate acestea, după cum recunoaște David însuși, în cartea sa accentul principal este pus pe descrierea metodelor de procesare a afacerilor și proiectelor curente, iar planificarea strategică ar trebui să primească cărți separate. Apropo, Steve Covey, un expert mondial nu mai puțin faimos în domeniul managementului timpului, a descris metodele de planificare strategică. Acest lucru este discutat în articolul despre planificarea strategică.

Mai multe despre Metodologia GTD puteți citi în cartea Getting Things Done de David Allen sau puteți afla cum să puneți în practică aceasta și alte tehnici folosind un organizator online și alte instrumente în cursul nostru video.

David Allen Cum să te descurci cu lucrurile

David Allen

Orice persoană modernă îi lipsește mult timp și toată lumea se plânge de propria dezorganizare - fie uiți de o întâlnire importantă, fie întârzii, fie nu suni la timp la telefon. Din această cauză, relațiile cu colegii și prietenii se deteriorează, planurile de muncă se prăbușesc, iar bunăstarea se înrăutățește. Cu cât o persoană este mai organizată, cu atât îi este mai ușor să gestioneze munca, treburile casnice și viața în general, cu atât relația lui cu ceilalți este mai bună. Organizarea nu este o abilitate înnăscută, ci o abilitate care poate fi învățată. În cartea sa Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, David Allen vorbește despre tehnici simple axate pe eficiență și despre cum să dezvolți abordarea potrivită pentru organizarea propriei vieți. Autorul susține că principalul lucru este capacitatea de relaxare, productivitatea noastră depinde de aceasta. Conștiința ar trebui să fie clară, iar gândurile - ordonate. Din carte veți învăța cum să separați lucrurile importante de cele minore, cum să stabiliți obiective și să stabiliți prioritățile corect, cum să planificați, cum să creșteți organizarea personală, cum să economisiți timp. Cartea este destinată unui public larg, dar interesează în primul rând acelor cititori care suferă de sarcini excesive.

Introducere

Bine ați venit la minele de aur ale strategiilor pentru a învăța cum să obțineți mai multă energie, să învățați să vă relaxați și să faceți mai multe cu mai puțin efort. Dacă îți place, ca și mine, să duci lucrurile la bun sfârșit și să le faci bine, dar vrei și să nu-ți pierzi pofta de viață, ceea ce pare cu totul neplauzibil și chiar cu totul imposibil cu un asemenea volum de muncă. Nu este nevoie să dai un ultimatum „ori-sau”. Este cu adevărat posibil să faci o treabă grozavă și să te bucuri de viața ta în lumea ta obișnuită, de zi cu zi.

Cred că eficiența este bună. Poate că ceea ce faci este important, interesant sau util, sau poate doar trebuie făcut într-un fel sau altul. În primul caz, doriți să obțineți rentabilitatea maximă posibilă pentru timpul și efortul investit. În al doilea, vrei să treci la alte lucruri cât mai curând posibil, fără a lăsa cozi enervante.

Și orice ai face, cel mai probabil ți-ar fi mai confortabil să fii într-o stare relaxată, încrezător că orice faci în acest moment este exact ceea ce merită făcut. Fie că bei o bere cu colegii după muncă, fie că te trezești în miezul nopții pentru a-ți urmări copilul care doarme, dacă răspunzi la o scrisoare sau schimbi câteva cuvinte despre viață cu un potențial client după o întâlnire de afaceri, asta este exact. ce ar trebui sa faci.

Scopul principal al scrierii acestei cărți este să te învețe cum să fii cât mai eficient și relaxat posibil, indiferent dacă vrei sau ai nevoie.

De multă vreme, la fel ca poate și dumneavoastră, am căutat răspunsuri la întrebările despre ce să fac, când să o fac și cum să o fac. Și după mai bine de douăzeci de ani de cercetare și aplicare a unor noi și noi metode de eficacitate personală și organizațională, după ani de cercetare și experiență asupra mea, pot spune că nu există o soluție universală unică a problemei. Nu exista asa ceva software, un planificator personal minunat sau un creator personal de sarcini și obiective care vă organizează ziua, săptămâna și întreaga viață. Mai mult, de îndată ce îți ridici eficiența la un nou nivel, ți se va deschide un nou orizont de obiective creative, pentru care nu va mai fi posibil să folosești vreo formulă simplă.

Dacă nu există rețete clare pentru îmbunătățirea organizării personale și a eficienței, atunci există rețete pentru îmbunătățirea acestei îmbunătățiri. An de an, în timpul lucrului asupra mea, am găsit lucruri din ce în ce mai semnificative pe care să mă concentrez, lucruri de care să-mi fie frică și lucruri de făcut. De asemenea, am descoperit procese simple pe care fiecare dintre noi ar putea învăța să le folosească, care ne-ar îmbunătăți foarte mult capacitatea de a folosi în mod activ și constructiv realitățile de astăzi.

Rezultatul este o compilație de peste două decenii de descoperiri în jurul productivității personale - un ghid pentru maximizarea rezultatelor muncii și minimizarea efortului, totul într-o lume în care volumul de muncă crește constant și sarcinile devin din ce în ce mai nebuloase. Am petrecut multe ore lângă oameni la locul lor de muncă, ajutându-i să-și organizeze fluxul de lucru. Metodele pe care le-am descoperit s-au dovedit a fi cu adevărat eficiente în toate tipurile de companii, la toate nivelurile de muncă, în toate culturile și s-au dovedit chiar utile acasă și la școală. După douăzeci de ani de pregătire a unor profesioniști de renume mondial, am aflat cu siguranță că lumii chiar lipsesc aceste metode.

Managerii ar dori să insufle în ei înșiși și subordonații lor ca standard principal formula „fă-o cu orice preț”. Ei, ca și mine, știu că în spatele ușilor închise, după terminarea zilei de lucru, sunt apeluri fără răspuns, sarcini nealocate, brief-uri brute de la întâlniri și negocieri de afaceri, îndatoriri personale neîndeplinite și o duzină de scrisori care nici măcar nu au fost preluate. Majoritatea acestor oameni de afaceri au destul de mult succes pentru că crizele pe care trebuie să le depășească și oportunitățile care se deschid în fața lor sunt mult mai mari decât problemele pe care le dezlănțuiesc sau le creează ei înșiși în birourile și în portofoliile lor. Dar: ni s-a dat ritmul afacerilor și vieții astăzi, cum să le echilibrăm este o altă întrebare.

Pe de o parte, avem nevoie de tehnici dovedite care să-i ajute pe oameni să-și concentreze toată energia și să nu o lăsăm să se scurgă de distrageri minore. Pe de altă parte, este necesar să se creeze o astfel de atmosferă de lucru în care cei mai ocupați lucrători să fie protejați în mod fiabil de stres. Avem nevoie de un stil de lucru pozitiv, unul care să atragă și să rețină cei mai buni și mai străluciți oameni din companie. Astfel de informații sunt apreciate în organizații care își valorează greutatea în aur. Este nevoie și la școală, unde copiii noștri încă nu sunt învățați să lucreze cu informații, să se concentreze pe rezultat și ce acțiuni ar trebui întreprinse pentru a-l atinge. Și fiecare dintre noi individual – este și foarte util – am putea învăța să folosim pe deplin oportunitățile care ni se oferă pentru a ne îmbunătăți și a fi folositori.

Puterea, simplitatea și eficiența despre care vorbesc în această carte se arată cel mai bine în experiența în timp real în lumea reala. Cartea își propune să structureze arta dinamică a fluxului de lucru și a productivității personale. Am organizat informațiile în așa fel încât, pe de o parte, să vă ofere o imagine de ansamblu inspiratoare și, pe de altă parte, să vă permită să simțiți imediat rezultatele. Cartea este împărțită în trei părți. Prima parte descrie întregul joc, conține scurtă recenzie sistem și o explicație a unicității sale și prezintă principalele metodologii în cele mai multe in termeni generali. A doua parte este despre modul de utilizare a sistemului. Acestea sunt antrenamentele tale: pas cu pas, încetul cu încetul, vei învăța cum să aplici modelele. A treia parte o duce și mai sus - descrie rezultate și mai semnificative și semnificative pe care le puteți obține dacă faceți din aceste metodologii și modele parte integrantă a muncii și a vieții dvs.

Îți recomand să acționezi pe principiul „de îndată” - testează materialul pe tine însuți, nu doar să crezi, ci și să verifici că aceste metode sunt nu numai posibile, ci și necesare pentru tine personal. Și încă un lucru - vreau să înțelegeți că tot ceea ce vă ofer este cu adevărat simplu. Nu necesită abilități speciale, pentru că știi deja să te concentrezi, să notezi lucrurile, să te decizi asupra rezultatelor și acțiunilor, să reconsideri pozițiile și să faci alegeri. Veți vedea că multe din ceea ce ați făcut instinctiv și intuitiv este corect și vă voi oferi oportunitatea de a duce aceste abilități la un nou nivel de eficiență. Vreau să vă îndemn să puneți totul cap la cap și să-l acceptați ca pe un comportament nou care va deveni un far pentru voi.

Pe paginile cărții mă refer adesea la formarea și seminariile mele. În ultimii douăzeci de ani am lucrat ca consultant în management, fie singur, fie cu o echipă mică. Sarcina mea a fost să organizez sesiuni private de instruire în domeniul productivității și ateliere de lucru despre tehnicile prezentate aici. Eu și colegii mei am antrenat peste o mie de oameni în privat, sute de mii de profesioniști și am susținut câteva sute de seminarii - acestea sunt experiențe din care voi trage exemple. Promisiunea a fost corect formulată de unul dintre clienții mei. El a scris: „Am început să folosesc metodele din acest program și mi-a salvat viața, dar când mi-am făcut obiceiul, mi-a schimbat viața. Acesta este un vaccin împotriva luptei zilnice „nu pentru viață, ci pentru moarte”, când „proiectul ar fi trebuit să fie finalizat ieri” și un antidot pentru dezechilibrul pe care mulți oameni și-l creează pentru ei înșiși”.

Prima parte. Arta de a face lucrurile Capitolul 1. Noi metode pentru o nouă viață

Situația în care o listă uriașă de sarcini planează asupra unei persoane și, în același timp, reușește să păstreze un cap proaspăt, un sentiment pozitiv de control calm și de lucru productiv este destul de reală. Acesta este un mod minunat de a trăi și de a lucra, de a realiza nivel inalt eficienţă. LA timpuri recente devine un stil de lucru care se cere de la profesionisti de succes de inalta clasa. Știi deja ce și cum să faci pentru a ajunge la acest nivel. Totuși, dacă ești...

GTD (Getting Things Done) este un sistem munca productivași o carte cu același nume a antrenorului de afaceri David Allen. Scopul principal este să ai timp să faci ceea ce este necesar, dar să aloci mai mult timp la ceea ce îți face plăcere.

Adesea, Getting Things Done este tradus în rusă prin „puneți lucrurile în ordine”, deși ar fi mai corect să „aduceți lucrurile până la capăt”. De acord, este mai important să nu introduci sarcini pe liste, ci să le finalizezi. Doar pentru asta trebuie să faci liste, să stabilești prioritățile și să vină cu un program.

Și de ce este nevoie?

Lucrând pe principiile GTD, vă va fi mai ușor să vă gestionați afacerile. La urma urmei, principalul avantaj al acestei tehnici este că informațiile despre toate sarcinile tale sunt concentrate într-un singur loc, astfel încât să poți trece de la un lucru la altul fără ezitare.

Care este diferența dintre GTD și lista de sarcini?

În listă, de obicei reparăm doar cele mai importante lucruri și nu notăm sarcinile minore mai puțin semnificative. Și degeaba. Îți derulează în cap, distrag atenția de la muncă, iar eficiența ta scade. Unul dintre principiile principale ale GTD este de a surprinde absolut totul. Așa că poți să-ți descarci creierul și să-i folosești toate resursele pentru muncă.

Este acest sistem potrivit pentru mine?

GTD este relevant pentru oameni de diferite profesii, vârstă și statut social. David Allen, care a formulat principiile sistemului, a condus cursuri pentru astronauții ISS, muzicieni rock și lideri ai marilor companii.

La fel ca David Allen într-un interviu cu Lifehacker, sistemul poate fi la fel de eficient sau la fel de inutil atât pentru un adolescent, cât și pentru un CEO al unei companii mari. Trebuie să ai o anumită mentalitate, cum ar fi să te angajezi în sistematizare și planificare.

Bine, deci ce trebuie făcut mai exact?

Nu există reguli stricte în sistemul GTD. Dar există principii de bază ale muncii:

Adunați informații și înregistrați totul. Notează sarcinile, ideile, sarcinile repetitive într-un caiet sau aplicație. În același timp, lista ar trebui să fie întotdeauna la îndemână, astfel încât să nu puteți spune: „Voi adăuga asta mai târziu”. Chiar și cel mai mic și mai nesemnificativ lucru trebuie notat dacă nu o faci chiar acum.
Scrieți explicații. Nu ar trebui să existe sarcini precum „Pregătiți-vă pentru vacanță”. Împărțiți cazurile mari în acțiuni specifice, fezabile (trimiteți astfel de documente la centrul de vize, cumpărați un prosop și ochelari de soare, descărcați hărți pe telefon). Cu o listă obișnuită de lucruri de făcut, petrecem mai mult timp transcriind decât făcând-o. Și da, dacă poți delega, delega.
Stabilește-ți prioritățile. Pentru fiecare articol din listă, introduceți o anumită dată și interval de timp. Adăugați mementouri dacă este necesar. De fapt, aceasta este lucru atât cu lista, cât și cu calendarul. În această etapă, ar trebui să ai încredere că cu siguranță nu vei uita nimic.
Actualizează liste. Listele de activități devin rapid depășite: ceva își pierde relevanța, ceva este transferat în viitor. Sistemul trebuie să funcționeze pentru tine. Așa că asigurați-vă că aveți întotdeauna o listă de acțiuni specifice, astfel încât să puteți ajunge la lucru fără întârziere.
Ia măsuri. Când totul este organizat, puteți începe să vă îndepliniți planul. Selectați un caz din categoria potrivită, vedeți ce acțiuni specifice vă sunt necesare și lucrați. Așa că poți realiza proiecte mari.

Trebuie să puneți totul pe o singură listă?

Nu, e mai bine să faci mai multe, dar păstrează-le într-un singur loc. De exemplu, păstrați mai multe liste pentru fiecare proiect de lucru, liste de activități casnice, liste de studiu, liste de idei și proiecte posibile în viitor - atâta timp cât imaginația dvs. este suficientă.

Există instrumente speciale?

Din aplicații și servicii web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, orice bloc de note sau un fișier obișnuit din Google Docs va fi potrivit. Dacă ești obișnuit să iei notițe pe hârtie, o poți folosi.

Există fani ai sistemului de fișiere. Un folder comun este creat pe desktop, conține mai multe tematice și fiecare conține listele corespunzătoare și materialele necesare.

În general, alegeți ceea ce este convenabil pentru dvs.

Cerința principală: instrumentul ar trebui să fie întotdeauna la îndemână, astfel încât să puteți transfera sarcina din cap pe hârtie sau pe aplicație. De exemplu, când șeful tău vine la tine și îți atribuie o nouă sarcină, în timp ce lucrezi la altceva.

Cum să obțineți mai multă valoare de la GTD?

Orice sistem de productivitate nu va funcționa dacă este aplicat orbește. Pentru a profita la maximum, personalizați-l pentru dvs. și apoi totul va funcționa.

Și da, niciun sistem nu poate face totul pentru tine, așa că nu te lăsa prea dus de a face liste, nu uita să acționezi. GTD este un instrument care te ajută să scapi de stres și să nu uiți niciodată nimic. Dar cum îți gestionezi timpul depinde de tine.

„Te-ai întrebat vreodată unde s-au dus ultimii 5 ani?”
Viktor Pelevin

Foarte des în viața fiecărei persoane apar astfel de momente când este pur și simplu imposibil să faci față volumului de cazuri acumulate. Și în timp ce lucrez în acest moment la implementarea următoarei lor sarcini, un șir întreg de probleme nerezolvate se învârte constant în capul meu. Gândurile constante că nu aveți timp să faceți ceva important, nu vă permit să vă concentrați asupra sarcinii curente. Și când numărul cazurilor nerezolvate începe să crească ca un bulgăre de zăpadă, capătă deja amploarea unei catastrofe.

Dar, de fapt, problema nu este atât de complicată pe cât ar părea la prima vedere.

Cum să punem lucrurile în ordine. Bazele managementului timpului

Pentru a rezolva astfel de probleme, există o metodă de organizare rațională a timpului, sau cu alte cuvinte, managementul timpului. Timp în lumea modernă este chiar mai valoros decât banii, deoarece, spre deosebire de bani, timpul nu poate fi returnat sau acumulat. Abilitățile de a-și gestiona timpul de lucru vor ajuta o persoană să-și atingă scopurile și obiectivele mult mai rapid și, în același timp, să găsească suficiente minute libere pentru a comunica cu prietenii și dezvoltarea lor spirituală.

Metoda GTD, care este una dintre direcțiile în managementul timpului, va ajuta la înțelegerea acestui lucru.

Getting Things Done (GTD) a fost publicat în 2001 și a fost tradus în 23 de limbi.

Modelul clasic de management al timpului are anumite limite stricte, presupune o planificare clară a treburilor tale, recomandă calcularea pașilor și stabilirea priorităților. Metodă nouă sugerat de expertul David Allen ajută gestiona timpul mult mai multă flexibilitate și alege lucrurile la discreția ta, mai degrabă decât să fii legat de un program zilnic rigid, care facilitează foarte mult sarcina și te mișcă mai rapid în implementarea obiectivelor tale. Această metodă poate fi potrivită nu numai pentru oamenii de afaceri mari cărora le pasă de cea mai rapidă execuție a planurilor lor, ci și pentru gospodinele obișnuite care planifică timpul pentru menaj.

Acest sistem se bazează pe sugestia lui David Allen că gândirea liberă este necesară. Cu alte cuvinte, trebuie să-ți eliberezi mintea de toate gândurile străine care se învârt în capul tău. Și atunci munca actuală se va face mult mai rapid și mai eficient. Pe acest cont sistem GTD oferă instrucțiuni clare, în urma cărora nu numai că puteți identifica problema, ci și o puteți rezolva rapid. De regulă, oamenii petrec mult timp raționând fără sens, care încetinește procesul de îndeplinire a sarcinilor. Urmând în mod clar recomandările propuse de metodă, mintea ta va rămâne mereu limpede, iar eficacitatea muncii va fi de 100%.

Facem o listă de sarcini, sarcini, probleme

Primul lucru de făcut, conform autorului ideii, este să-ți transferi pe hârtie toată anxietatea și gândurile care te ocupă în acest moment. Notează tot ce ți se învârte în cap acum - toate lucrurile mari, lucrurile mici, importante și nu foarte importante, în general, totul în general. Eliberează-ți mintea pentru implementarea sarcinii stabilite în acest moment. Înregistrările pot fi făcute într-o manieră haotică, notând pur și simplu tot ce vă vine în minte. Nu este necesar să se clasifice imediat cazurile în ordinea importanței. Dacă săriți peste sau nu adăugați o sarcină pe listă, aceasta se va învârti constant în cap, ceea ce face dificilă concentrarea.

Acum lista de lucruri de făcut a fost întocmită, acum ce să faci cu această listă?

A pune întrebările potrivite

Al doilea pas poate fi numit analiza listei pe care ai scris-o.

Puneți mental fiecare articol din listă o întrebare: "Ce este?".
Această întrebare vă permite să clasificați cazurile în funcție de importanța lor.

A doua întrebare este așa: „Acest lucru necesită acțiune?”

Dacă răspunsul este negativ, trebuie să urmeze următoarele acțiuni:
- să amâne decizia până la vremuri mai bune;
Deocamdată, uită de cazul care nu merită atenția ta;
- pune în arhivă pentru o vreme.

Cu un răspuns pozitiv la întrebarea adresată, este necesar să treceți direct la execuție și schiță solutie practica Probleme. Studiați problema, dacă este nevoie de o anumită perioadă de timp pentru a o implementa, atunci aceasta intră automat în categoria proiectelor. Această înregistrare se poate face pe o foaie separată. Și dacă, atunci când luăm în considerare un caz curent, se sugerează imediat o modalitate de a-l rezolva, atunci are sens să faceți această afacere imediat pentru a nu acumula o grămadă de probleme nerezolvate.

Când un singur pas nu este suficient pentru a atinge obiectivul, apar mai multe opțiuni pentru a ieși din situația actuală:

- notați cazul în jurnal înainte de termenul limită de executare a acestuia,
Pune-o pe lista ta de lucruri de făcut, astfel încât să o poți finaliza la momentul potrivit.

După ce ai trecut succesiv toți pașii propuși de această teorie, poți învăța să stabilești corect prioritățile și să construiești un sistem clar de valori. Și toate acestea le poți face singur, fără să ai măcar un talent special. Si intrebarea " Cum să-ți pui treburile în ordine nu va mai sta în fața ta.